Un site web au service des besoins concrets des élus
Depuis 2010, l'Association des Maires et Présidents d'EPCI des Côtes d'Armor (AMF22) utilise un site internet dédié à l'information et à la mise à disposition de ressources pour les élus locaux adhérents. Bien que fonctionnel, cet outil, devenu obsolète après 14 ans de bons et loyaux services, ne répondait plus aux standards actuels du web et aux exigences des utilisateurs. Consciente de ces limites, l’AMF22 a lancé un appel d'offres pour une refonte complète.
Comme à notre habitude, au-delà d'une simple modernisation graphique et technique, notre préconisation était claire : concevoir un site internet véritablement pensé comme un outil de travail performant, simplifiant la gestion et la diffusion des contenus, tout en optimisant le temps des équipes en charge de son administration.
Optimiser les processus internes pour plus d'efficacité
L’AMF22 utilise son site web comme un centre névralgique d’information, collectant et centralisant les actualités essentielles pour les élus. Outre les articles d’actualité, le site met à disposition des ressources documentaires, des comptes rendus de réunions, ainsi que des rediffusions de webinaires et d’événements.
En analysant le fonctionnement de l’association, nous avons identifié des points de friction majeurs dans la gestion des mises à jour : un processus fastidieux et chronophage qui, bien que maîtrisé, limitait l’agilité de l’équipe. L’objectif principal de notre intervention a donc été d’optimiser ces workflows pour libérer du temps aux équipes et leur permettre de se concentrer sur la qualité des contenus et leur diffusion rapide.
Le site reposait sur le CMS Typo3, un outil puissant dont nous sommes experts, mais resté figé à une version 4 dépassée. Plutôt que d’imposer un changement radical, nous avons choisi de capitaliser sur l’existant en migrant vers la version actuelle de Typo3. Cette mise à jour a offert deux avantages majeurs :
- Une amélioration significative des performances, de l’ergonomie et des fonctionnalités du site.
- Une prise en main rapide des nouvelles fonctionnalités, l’équipe étant déjà familière avec l’environnement Typo3.
Une diffusion multi-canal optimisée
Si le site web constitue une ressource clé pour les élus, l’un des défis majeurs était de s’assurer que ces derniers accèdent aux informations essentielles sans effort. Or, l’AMF22 diffuse également une newsletter mensuelle par e-mail, sans réelle synchronisation avec le site.
Grâce aux capacités avancées du CMS, nous avons mis en place un système de gestion de contenu centralisé :
- L’information est saisie une seule fois dans le back-office.
- La mise en forme et la diffusion s’adaptent automatiquement aux différents canaux : site web, newsletter, ou toute autre plateforme de communication.
Cette approche permet aux équipes de se concentrer sur la production de contenus à forte valeur ajoutée, sans se soucier des aspects techniques de la mise en page et de la diffusion.
Plus que d'être "beau" et performant, ou un simple outil de com', un site doit être penser comme un outil permettant de soulager les équipes des tâches chronophages sans valeur ajoutée auxquelles elles sont confrontés dans leur quotidien
Automatiser pour mieux se recentrer sur l’essentiel
Un autre élément chronophage de l’ancien site concernait la mise à jour de l’annuaire cartographique, maintenu à jour manuellement. Pourtant, ces données sont accessibles en open source sur des plateformes gouvernementales (vie l’open data !).
Nous avons donc mis en place un système d’automatisation permettant de récupérer et d’intégrer dynamiquement ces informations dans le site. Résultat :
- Une base de données toujours à jour sans intervention humaine.
- Une réduction drastique du temps consacré à des tâches répétitives sans réelle valeur ajoutée.
- Une équipe libérée pour se concentrer sur le contenu stratégique et la réactivité des communications.
Un site pensé pour les utilisateurs avant tout
Bien plus qu’un simple projet de refonte, ce nouveau site web incarne une philosophie essentielle : un site internet performant ne se limite pas à être esthétique et rapide, il doit avant tout être conçu comme un outil optimisé pour faciliter le quotidien des équipes qui l’utilisent.
En repensant en profondeur les processus de gestion de contenu et en automatisant les tâches fastidieuses, nous avons permis à l’AMF22 de se doter d’un site efficace, évolutif et au service de sa mission : accompagner les élus dans leur engagement quotidien.
